6 dicas práticas para fazer o inventário de estoque da sua empresa.

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Inventário de estoque da sua empresa: Toda empresa precisa de um controle rígido sobre as mercadorias armazenadas. Qualquer desatenção é prejuízo na certa, seja pela perda de um produto ou por sua falta impedir uma negociação.

6 dicas práticas para fazer o inventário de estoque da sua empresa.

Seja qual for o caso, ao aprender como fazer uma planilha de estoque, você assume seu papel na gestão e dá menos chance para o azar.

Um inventário, em termos simples, nada mais é do que uma lista contendo e descrevendo todos os materiais ou bens em posse de uma pessoa ou de uma organização. Nesse último caso, geralmente se refere a um inventário de estoque, pois a lista contempla aquilo que a empresa armazena internamente ou em algum outro lugar, como um depósito.

Você pode criar o inventário de estoque no Excel, programa do pacote Microsoft Office, em formato de planilha, ou em alguma plataforma on-line que ofereça um formato similar.

O melhor modelo de inventário de estoque é o mais detalhista.

gestão de estoques
gestão de estoques

Quanto mais informações sobre cada item estiverem descritas, mais fácil controlar e menos complicada se torna qualquer eventual movimentação necessária no inventário físico.

Em empresas pequenas, é mais simples controlar o fluxo daquilo que entra e sai, mas quando ela cresce, a atenção aos detalhes se torna um ponto fundamental para o total controle do estoque e, consequentemente, o bom funcionamento da organização como um todo.

Vantagens em manter um inventário atualizado

Fazer a lista é mais do que contar e registrar bens. Ela aumenta a eficiência da empresa por garantir o conhecimento de tudo que precisa ser gerenciado no que diz respeito a bens e materiais.

Esse ganho de eficiência tende a reduzir perdas, evitar a falta de certos itens e o gasto desnecessário com outros e, por causa desse melhor aproveitamento de recursos, melhorar a lucratividade do negócio.

Dessa forma, já que manter um inventário atualizado traz a possibilidade de identificar problemas que de outra forma não seriam percebidos, o que contribui, no longo prazo, para a precaução com relação a tais problemas, é necessário executar o processo com excelência, de maneira que os dados gerados sejam confiáveis e tenham a menor margem de erro possível.

inventário de estoques
inventário de estoques

Para isso, especialmente em grandes empresas, é preciso pensar nos detalhes para a criação e manutenção de um bom registro antecipadamente.

Como fazer o inventário de estoque da sua empresa

Listamos aqui dicas práticas para a elaboração de um inventário de estoque, um passo a passo que serve apenas como modelo inicial e que deve ser adaptado à necessidade de cada organização.

1. Escolher bem quando fazer o inventário – Evite realizar a contagem em dias em que há grande fluxo de saídas e entradas.

O ideal é escolher um dia em que o estoque estiver estagnado, como finais de semana, feriados ou durante a madrugada.

2. Organize o espaço antes de contar e registrar – Essa prática tornará o trabalho mais eficiente e diminuirá as possíveis dificuldades.

Um espaço limpo, com itens agrupados por categorias e visualmente agradável, é a melhor opção para possibilitar um inventário bem-sucedido.

3. Categorize e identifique espaços – Ao fazer as contagens, estabeleça também o número de prateleiras, gavetas, armários e qualquer outro mobiliário de armazenamento.

Associe os itens a esses locais, para facilitar o trabalho, os registros e as próximas contagens.

4. Conte cada item, um por um – É importante não confiar que em uma caixa existem x latas de tinta, por exemplo, pois pode acontecer de algumas delas conterem um pouco menos ou mais.

O correto é ver e contar cada material ou produto na mão, para minimizar as margens de erro.

5. Faça uma segunda contagem – Ao terminar a primeira rodada de contagens, conte com um segundo par de olhos e mãos para conferir as quantidades novamente, especialmente quando se depender apenas de recursos humanos, sem ajuda dos eletrônicos.

6. Faça um registro detalhado – Por fim, como já dito no início, descrever o máximo possível de detalhes em relação a cada categoria e produto será importante para manter um inventário completo. Quanto mais informação, maior a eficiência.

Como fazer uma planilha de estoque no excel

Os campos existentes nessa planilha devem ser adequados com as atividades da empresa, mas há algumas informações essenciais que se aplicam a qualquer tipo de negócio. Confira o que não pode faltar na sua planilha de inventário de estoque da empresa:

• Coluna de entradas
• Coluna de saídas
• Especificação de datas: dia, mês e ano
• Identificação de prazo de validade
• Registro de quantidade de unidades
• Registro do custo de cada unidade
• Inserção com nome e contato do fornecedor.
• Informações sobre datas, quantidades e valores devem ser registradas tanto na entrada quanto na saída dos produtos.

Nesse último caso, vale ainda incluir o motivo da saída da mercadoria do estoque.

Essa quantidade pode ser descrita no número de unidades, em quilos ou em litros, variando conforme a natureza do produto armazenado.

Ao fazer uma planilha de estoque, é importante pensar na praticidade do seu manuseio diário, já que ela terá que ser atualizada constantemente (idealmente, em tempo real).

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Se preferir, você pode baixar uma planilha de estoque já pronta.

Por isso, nós já disponibilizamos abaixo uma opção que deve ser bastante úteis para a gestão de mercadorias na sua empresa. Faça download da planilha de controle de estoque e inicie já o inventário de estoque da sua empresa.

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