Como usar Matriz RACI na prática com análise vertical e horizontal

Descubra o que é Matriz RACI ou matriz de responsabilidades em projetos e processos, resolvendo problemas de comunicação e responsabilidades nos projetos.

Uma ferramenta administrativa cujo principal objetivo definir e evidenciar a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. Tais definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.

A matriz RACI também é Conhecida como matriz de responsabilidades e de competências

Na prática, a atribuição de uma função tem a ver com quem faz o quê.
Já a atribuição de responsabilidades se refere a quem decide o quê.

O registro dessas informações pode estar dentro de uma planilha de excel (baixe aqui modelo de planilha RACI) ou do seu software de gestão de projetos.

É fundamental que estejam disponíveis para toda a equipe e acessíveis ao longo do projeto.

Quais benefícios podem ser alcançados com a utilização da Matriz RACI ?

Ferramentas e metodologias são excelentes aliadas de um gestor de projetos. Elas auxiliam desde a gestão do tempo até questões mais complexas, envolvendo o desempenho das equipes, por exemplo.

Da mesma forma, o papel da matriz de responsabilidades é o de apoiar o gerenciamento dos projetos, mas ela vai além da definição das pessoas encarregadas por cada fluxo de trabalho.

Entre as principais vantagens da matriz RACI, podemos citar:
• Redução de conflitos
• Divisão de responsabilidades
• Rastreamento de informações
• Controle de prazos
• Divisão e priorização das fases, de acordo com a relevância e a urgência que possuem para o projeto;
• Otimização do monitoramento da execução das tarefas — já que se sabe, com precisão, que são os responsáveis por elas;
• Maior eficácia na implementação de pequenas melhorias;
• Melhora do processo de documentação das estratégias e dos desvios que ocorrem durante o projeto;
• Aumento do comprometimento dos envolvidos, em decorrência da formalização das responsabilidades e do registro das informações.

O olhar do gestor: problemas que a matriz RACI identifica e evidencia

• O mesmo trabalho estar sendo realizado pro mais de uma pessoa
• Trabalho realizado fora de prazo
• Tarefas senso realizadas em níveis hierárquicos errados
• Falta de comunicação adequada entre participantes
• Varias decisões diferentes no mesmo projeto
• Pessoas com o mesmo departamento com responsabilidades indefinidas ou incertas
• Acumulo de tarefas pela falta de delegação de responsabilidade

Como implementar matriz de responsabilidades – matriz raci?

Tenha em mente e preencha a planilha atribuindo papéis a cada integrante do projeto considerando as seguintes definições

• R: responsável por realizar a tarefa (entregável);
• A: indivíduo encarregado da aprovação da atividade, que responderá pela demanda. Também chamado de autoridade;
• C: pessoa que é consultada sobre o processo;
• I: aquele que deve ser informado sobre a tarefa, por meio de avisos sobre a conclusão de um fluxo de trabalho.

Agora que já temos essas informações, podemos dizer que a criação da matriz é rápida e simples. Para isso, é fundamental listar as etapas do projeto nas linhas e colocar os integrantes das equipes (ou as funções) nas colunas.

Regras para utilização da matriz de responsabilidades – matriz RACI

• É importante saber como utilizar a matriz raci, por isso lembre-se

• Para cada atividade deve haver 1 responsável para executa-la

• Não pode existir mais de 1 autoridade para uma mesma atividade

• Evite excesso de pessoas com excesso de C ou I

• Pergunte-se se a pessoa realmente precisa ser consultada em todos os casos ou se ela vai ter tempo de ler todos os documentos e e-mails

A partir daí, basta relacionar cada atividade a alguém específico, utilizando as letras para determinar as responsabilidades. Só é preciso observar alguns aspectos básicos, que ajudarão na implementação correta:

• estabelecer um limite de executores (R) para cada tarefa;

• para atividades mais complexas, o ideal é dividi-la em outras menores e mais simples de serem finalizadas — lembrando de atribuir os responsáveis por cada uma delas;

• cada processo deve ter apenas um prestador de contas (A);

• sempre ter um RACI para cada linha criada na matriz.

Analise vertical da matriz RACI

Com relação aos recursos

• Uma pessoa que tem muitas empresas R. Será que ela conseguirá executar todas as tarefas ou ficará sobrecarregada e não concluirá a tempo (ou com a qualidade requerida)

• Nenhum espaço em branco:será que todas essas pessoas estão em todas essas atividades realmente?

• Uma pessoa sem R ou A: será que essa pessoa precsa particiár ou será que alguém poderia dividir a atividade

• Uma pessoa que tem muitas letras A: será que essa pessoa vai conseguir analisar e aprovar todas essas atividades ou poderia dividir com uma outra pessoa

Analise horizontal da matriz RACI

• Atividade que ninguém tem a letra R: quem executara a tarefa?

• Atividade com nenhuma letra A: quem será o dono dessa tarefa?

• Atividade com muitas letras C. Será que realmente todas essas pessoas precisam ser consultadas sobre a tarefas

• Atividade com muitas letras I: será que todas essas pessoas precisam ser informadas sobre essa tarefa

Além disso, matriz RACI pode ser aplicada em dois casos

Por que matriz RACI é conhecida como matriz de responsabilidades e matriz de competências ?

A partir do momento em que se pode visualizar todas as atividades que precisam ser realizadas e atribuí-las a cada membro da equipe de maneira estruturada, não há a sobrecarga de trabalho para algumas pessoas. Evita-se, também, que outras recebam menos responsabilidades — o que cria um desequilíbrio e o risco de haver conflitos, ou mesmo a desmotivação de alguns colaboradores, que podem se sentir prejudicados.

Assim, torna-se possível eliminar o desperdício de tempo na definição das responsabilidades e otimizar o tempo dos funcionários envolvidos.

Além disso, há uma definição clara de quais são os limites entre as responsabilidades — o que quer dizer que se sabe exatamente quando termina o papel de um para começar o do outro.

A utilização da Matriz RACI em um projeto é uma excelente maneira de distribuir responsabilidades entre os colaboradores, formalizar as atribuições e documentar as informações.

Tudo isso garante uma comunicação mais clara e fluída ao longo do projeto e evita possíveis conflitos — questões que são essenciais para o sucesso de um projeto.

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O que achou deste artigo? Suas dúvidas a respeito da matriz de responsabilidades foram esclarecidas? Conte aqui!