Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes.

Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes: uma relação bastante direta. Entenda como gerir essa reclamação universal no ambiente corporativo.

Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes.

A quantidade de reuniões sem pauta, ou longas de mais são reclamações universais no ambiente corporativo.

Apesar disso, reuniões são recursos necessários e uma importante ferramenta de comunicação.

Uma reunião é um encontro de pessoas com a finalidade de alcançar um objetivo ou resultado pretendido. O grande problema é definir como, por quê e para quê será utilizado esse recurso.

Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes

Mas então é possível alcançar e aumentar a eficiência e os resultados produzidos durante e após esses encontros? Sim ! Desde que sejam observados alguns pontos que garantem a eficácia das reuniões:

Objetivos da reunião

É Realmente necessário reunir toda a equipe? Essa é a primeira pergunta à se fazer.

O assunto poderia se resolvido através de uma ligação ou comunicado, ou realmente há assuntos a serem expostos e discutidos pessoalmente?

Muitas vezes, as reuniões são definidas por temas em cima de um tema, e não por assunto, embora pareça a mesma coisa e por isso haja essa confusão.

Exemplo: Uma reunião para definir “quando será realizado o curso” não é a mesma coisa que uma reunião “para definir o curso“.

A clareza na definição da pauta da reunião irá determinar as pessoas que deverão estar presentes e a meta a ser alcançada.

Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes

Só convoque para a reunião quem realmente precisa estar presente

A lista de convocados requer certos cuidados. Se houverem pessoas que não estão ligadas diretamente ao assunto em pauta isso poderá atrasar a tomada de decisões, dispersar o assunto, além de gerar palpites e intromissões de profissionais em assuntos que não lhe dizem respeito diretamente.

Na maioria das vezes, convida-se participantes apenas para que fiquem informados sobre o assunto.

Porém, esse objetivo pode ser alcançado através da ata de reunião, segundo alguns especialistas em gestão do tempo.

A idéia é reunir somente os líderes, pessoas ligadas diretamente ao assunto em pauta e que podem participar da decisão.

Divulgue antecipadamente a pauta da reunião

Convocações para reuniões relâmpagos só devem acontecer se o assunto for realmente urgente.

Considere que reuniões demandam uma preparação prévia dos convocados, no sentido de encerrar suas tarefas, de resolver o que precisa ser resolvido no tempo que estarão ausentes.

Lembre também de providenciar relatórios, informações sobre o que será discutido e materiais pertinentes ao que será a pauta da reunião.

Sem preparo prévio a tendência é perder um tempo precioso que poderia ser utilizado indo direto ao cerne da questão.

Além disso, os participantes não saberão o que falar e o que discutir.

Se todo mundo que participa já chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um resultado.

Caso seja necessário, o objetivo geral pode ser dividido em tópicos e por partes envolvidas.

Reuniões eficazes, empresas produtivas

Respeite os horários.

O Século XX chegou a todo vapor, e com ele a globalização sinalizando a necessidade de mudanças, decisões e ações cada vez mais velozes.

Nesse contexto, onde cada segundo passou a ser valioso, ou como dizem: “time is money”, resolver tudo rapidamente e da forma mais eficiente tornou-se a prioridade número 1 nas empresas.

Eis a relação entre Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes

A reunião deve ter hora para começar e para terminar e cada tópico deve ter estimativa de tempo de discussão, ainda que seja necessário ser estendido.

Essa pontualidade reforçará a mensagem de que horários devem ser respeitados na empresa e que há consciência de que enquanto se reúnem, há fluxo de trabalhos e demandas da empresa aguardando, e portanto, de cada participante.

Não há duração ideal, depende da quantidade de assuntos em pauta.

As reuniões em média duram no máximo duas horas. Mais que isso os participantes começarão, discretamente, a dispensar e fazer outras coisas como acessar e-mails, mexer no celular por baixo da mesa, enviar SMS, atender ligações ou até pensar em compromissos pessoais, tragados pelo tédio e pouca objetividade do encontro.

Dentro em pouco estarão presentes somente fisicamente pois o pensamento estará focado em qualquer coisa além da reunião.

Mesmo que sejam observados todos esses aspectos, sempre haverá ainda que em partes, a resistência dos colaboradores mais antigos que devido a experiências anteriores, vejam as reuniões como perda de tempo.

Por isso, foque nas causas e soluções do que for abordado e com tempo essa resistência irá se dissipar da cultura organizacional.

Plano de ação

De nada adianta uma reunião produtiva, objetiva, termos as soluções como as ações e as metas individuais de cada um se não houver registro das mesmas e continuidade para mensurar o que se alcançou do objetivo pretendido.

A ausência de soluções e definição dos próximos passos pode resultar em desengajamento e queixa constante entre os envolvidos mais comprometidos com resultados, dando a impressão de ter sido um tempo perdido, perdendo sua credibilidade.

O plano de ação é fundamental para fixar metas, objetivos a serem alcançados, e responsabilidades determinadas e datas para conclusão de forma que tenhamos no futuro dados para mensuração.

Dicas

As atas das reuniões costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros.

Designe uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta forma os participantes poderão ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora.

Reuniões eficazes, empresas produtivas e Administradores eficientes.

Reunião topless

A Matéria da repórter Jessica Guynn, do Los Angeles Time, republicada no jornal O Estado de S. Paulo, nos conta que no Vale do Silício, a CAPITAL DA TECNOLOGIA, cada vez mais um número maior de empresas está aderindo ao “topless”.

Trata-se da restrição do uso de Laptops, celulares, ipads, tablets ou qualquer outro aparelho do tipo que possa ser usado como acesso à informação on line durante as reuniões de trabalho. Todos deixam seus aparelhos na entrada da sala, e os retiram na saída.

Daí o nome de “Reunião topless”, isto é “sem tops”.

E você, o que acha dessa tendência ?